J'ignorais qu'il était techniquement possible d'exécuter des macros JavaScript dans LibreOffice Writer.

Bon, c'est tout sauf ergonomique mais ça a le mérite d'être là.

J'ignorais qu'il était techniquement possible d'exécuter des macros JavaScript dans LibreOffice Writer.

Bon, c'est tout sauf ergonomique mais ça a le mérite d'être là.

Depuis le mois de juillet 2025, Florian Effenberger, directeur administratif de The Document Foundation (TDF), la fondation qui porte le projet LibreOffice, écrit des articles sur le site community.documentfoundation.org (EN) sur le fonctionnement de TDF.

LinuxFr.org s’était fait le relai de son article sur le fonctionnement administratif. Ce nouvel article a été traduit par Sophie Gautier (EN) aidée de DeepL, il porte sur les politiques de recrutement au sein de la fondation. Il m’a semblé intéressant pour le lectorat de LinuxFr.org et il permet de mieux comprendre cette partie du fonctionnement de TDF. J’ai ajouté des notes pour éclaircir ou préciser certaines notions.

Sommaire

• Définir le poste et le budget
• Rédiger la description du poste
• Interviewer les personnes
• Recrutements internationaux et paramètres contractuels
  • Nous recrutons dans le monde entier
  • Nous voulons offrir des emplois
  • Comment cela fonctionne-t-il ?
  • Quels sont les défis à relever ?

Bonjour,

dans l’article d’aujourd’hui, j’aimerais apporter quelques éclaircissements sur la question suivante : « Pourquoi le recrutement prend-il autant de temps ? » ou « Pourquoi le poste n’a-t-il pas encore été pourvu ? »

Définir le poste et le budget

La première tâche consiste à définir le poste à pourvoir. Il y a beaucoup à faire pour LibreOffice, mais dans le même temps, seuls certains postes peuvent être créés directement chez TDF, car le budget n’est pas illimité. En général, nous essayons de recruter pour des postes qui sont soit essentiels au fonctionnement de la fondation, soit qui permettent à la communauté d’agir, soit pour des tâches qui nécessitent un engagement rapide et fiable. Une connaissance de la fondation, qui doit être partagée de manière ouverte et transparente avec la communauté, est un autre aspect qui nous aide à identifier les postes à pourvoir.

Les postes à pourvoir doivent également être budgétés, ce qui nécessite une bonne compréhension de la rémunération. Vous verrez plus loin pourquoi cela n’est pas anodin. En général, nous budgétisons une rémunération moyenne basée sur notre expérience, rémunération qui est parfois supérieure, parfois inférieure.

Il n’est pas toujours facile de s’entendre sur les postes à pourvoir. À titre d’exemple, lors des premières embauches développeurs et de développeuses, une discussion a eu lieu sur « Comment s’assurer qu’iels ne font pas concurrence à d’autres projets open source ou aux entreprises de l’écosystème ? » (EN) et si « les développeurs internes de TDF ne concurrenceront pas les contributeurs commerciaux et ne développeront pas d’implémentations alternatives aux projets open source activement maintenus par les contributeurs bénévoles ou les entreprises de LibreOffice » (EN).

Les opinions divergent évidemment sur ce point, mais ces discussions peuvent prendre beaucoup de temps et s’étaler sur plusieurs mois.

Rédiger la description du poste

La deuxième tâche consiste à rédiger une description de poste appropriée (EN), qui permettra de comprendre le rôle, tout en laissant suffisamment de flexibilité pour évoluer et se développer dans le poste. Nous avons un modèle contenant les éléments administratifs les plus importants, mais la description du poste est essentielle pour savoir quelles compétences rechercher chez le ou la candidate, et elle fera également partie du contrat ultérieurement.

Interviewer les personnes

L’une des tâches les plus difficiles consiste à mener les entretiens d’embauche. Le nombre de candidatures à nos offres d’emploi a augmenté au cours des dernières années, et il n’est pas rare aujourd’hui de recevoir 30, 40 voire plus de candidatures pour un seul poste. Il est impossible de les interviewer tous, car un entretien bien préparé, mené et évalué prend facilement deux à trois heures de temps pour deux à trois personnes, plus le ou la candidate.

Ces entretiens sont généralement menés par des personnes qui ont les connaissances techniques nécessaires pour le poste, souvent des membres de l’équipe, et à un stade ultérieur, également par des représentant·e·s du conseil d’administration et/ou moi-même en tant que directeur exécutif.

La présélection des personnes à interviewer est une tâche exigeante : il faut évaluer leurs compétences, examiner leurs prétentions salariales et, enfin et surtout, s’assurer qu’iels s’intégreront bien dans l’équipe. Bien que je ne dispose pas de statistiques précises, mon intuition me dit que le nombre final de personnes à interviewer représente généralement entre 10 et 20 % du nombre total de candidats et des candidates.

Recrutements internationaux et paramètres contractuels

Une fois les candidates et candidats finaux sélectionnés, une autre tâche très exigeante consiste à convenir des paramètres contractuels. Deux éléments entrent ici en jeu, ce qui fait des différences profondes entre TDF et de nombreuses autres organisations.

Nous recrutons dans le monde entier

Ceci est assez inhabituel pour une organisation de notre taille. En général, les autres organisations recrutent dans les pays où elles ont une représentation légale et un bureau. Cela signifie que toutes les personnes qui souhaitent postuler à un emploi chez TDF devraient vivre en Allemagne ou être prêtes à s’y installer avant de commencer à travailler.

L’une de nos grandes forces est que nous travaillons avec des talents du monde entier. Nous visons la diversité, des points de vue différents, des cultures différentes et, enfin et surtout, des fuseaux horaires différents, afin de pouvoir servir la communauté 24 heures sur 24. 😉

Nous voulons offrir des emplois

Contrairement à d’autres organisations ou entreprises, nous proposons des vrais emplois lorsque cela est possible. Si des personnes s’engagent à travailler pour nous, à mettre leur dévouement, leurs compétences et leur passion au service du projet, nous considérons qu’il est juste de leur offrir la sécurité d’un emploi. Seul·e·s les salarié·e·s bénéficient de véritables congés, de congés maladie, de jours fériés et d’autres avantages.

Ainsi, si vous comparez le processus de recrutement chez TDF avec votre propre emploi, demandez-vous d’abord si vous êtes sous contrat ou si on vous a réellement proposé un emploi dans votre pays de résidence, sans avoir à déménager.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Dans plusieurs pays, TDF pourrait en théorie employer du personnel même sans bureau physique, mais dans d’autres, cela n’est pas possible. Cependant, gérer nous-mêmes toutes les règles et réglementations locales et nous enregistrer auprès des autorités représente un défi de taille, d’autant plus que nous n’avons généralement qu’un ou deux employés par pays, ce qui multiplie les difficultés. D’autres pays ont également des audits de sécurité sociale (EN) et des obligations déclaratives auxquelles nous devons nous conformer en plus de nos obligations en Allemagne.

Un exemple moins connu en Allemagne est l’examen ophtalmologique G37 (DE)¹, que l’employeur doit proposer à ses employés (et non aux sous-traitants). D’autres pays peuvent avoir des réglementations similaires.

TDF travaille donc avec des prestataires de services qui s’occupent de l’emploi, de la paie et de la conformité locale.

Quels sont les défis à relever ?

Tout cela a un coût : TDF paie les frais de l’employeur, des frais de gestion d’environ 600 USD (environ 520 €) par mois, plus 19 % de TVA en plus. Cela semble cher, mais c’est beaucoup moins coûteux que de créer notre propre bureau à l’étranger.

De plus, les paramètres par pays sont souvent très différents et difficiles à comparer. En Autriche, par exemple, il existe des conventions collectives pour beaucoup plus de postes, et il semble courant d’avoir quatorze salaires mensuels. Aux États-Unis, le nombre moyen de jours de congé annuel est beaucoup plus faible que dans plusieurs pays européens, et le délai de préavis est plus court. Certains pays n’accordent qu’un nombre limité de jours de congé maladie, ce qui est rare en Allemagne.

L’évaluation équitable des salaires est un autre défi. C’est déjà difficile pour l’Allemagne, où nous connaissons le mieux le marché, mais pour d’autres pays, c’est encore plus compliqué. Afin de comparer les candidats et les candidates, nous devons comprendre chaque candidature. Nous devons évaluer comment les paramètres contractuels demandés se comparent aux normes du pays concerné, afin de traiter tout le monde de manière équitable, quel que soit leur lieu de résidence. Cela signifie qu’il faut convertir les rémunérations, les congés et d’autres paramètres pour les rendre comparables. Nous devons également évaluer si une demande de salaire potentiellement inférieure est réellement moins coûteuse, en raison des coûts administratifs plus élevés liés à l’emploi hors d’Allemagne.

Au cours des négociations contractuelles, certaines surprises peuvent survenir. Récemment, dans un pays, j’ai été confronté à des horaires de travail très rigides. D’autres pays ont des réglementations spécifiques en matière d’assurance maladie. Dans certains pays, il faudrait désigner une personne responsable pour s’assurer de la conformité à toutes les réglementations locales, souvent dans des pays où nous n’avons personne qui connaisse le système juridique ou la langue.

Même une fois le contrat signé, des surprises peuvent survenir. Par exemple, nous devons également nous occuper d’obtenir le certificat A1 (EN)² pour les employés du prestataire de services, car sinon cela leur serait préjudiciable. Cette année, il nous a fallu plusieurs semaines et de nombreuses demandes pour obtenir les documents.

J’espère que cela vous aide à comprendre pourquoi les choses prennent parfois plus de temps que prévu ici.

TDF fait tout son possible pour être très flexible en matière d’emploi, s’efforce de traiter tout le monde de manière équitable et de fournir des contrats de travail appropriés, mais cela prend plus de temps que de recruter dans un seul pays.

Florian

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Le 28 septembre 2010, naissait la suite bureautique libre LibreOffice. Il y a donc tout juste quinze ans. L’occasion de fêter un logiciel clé qui est une des grandes réussites du mouvement des logiciels libres.

Une dépêche à déguster avec votre boisson et votre gâteau préféré pour célébrer l’évènement.

Le 28 septembre 2010 sortait la première version de LibreOffice, un fork (une fourchette si vous préférez) de la suite bureautique OpenOffice. Pour reprendre les termes d’Italo Vignoli, dans un article (en) du blog de The Document Foundation :

plus qu’une simple scission technique c’était une déclaration d’indépendance, de transparence et de liberté. LibreOffice devait être libre : à utiliser, à modifier, et libre de toute contrainte commerciale.

Cela fait partie des statuts de la fondation à but non lucratif, The Document Foundation, qui pilote le projet et dont l’objet social est la promotion et le développement de logiciels bureautiques libres accessibles à tous et à toutes gratuitement et basés sur des standards ouverts. LibreOffice, pour ce faire devant être :

mis à la disposition de tous, y compris des entreprises et des administrations, pour une utilisation libre et ouverte, sans préjudice de la propriété intellectuelle de leurs propres fichiers, afin d’assurer leur pleine participation à une société numérique (préambule des statuts).

Aujourd’hui, LibreOffice rassemble une communauté réellement internationale. La suite est traduite dans plus de cent-vingt langues. Elle recense quelque chose comme plus de deux-cent-dix millions d’utilisateurs et d’utilisatrices dans le monde entier.

Dans un article (en) à l’attention de la communauté LibreOffice, Florian Effenberger, directeur administratif de The Document Foundation évoque les débuts de LibreOffice.

Je me souviens très bien de la magie de ces tous premier jours, de la discussion dans un restaurant à Budapest un soir de septembre 2010, à l’envoi du courriel d’annonce à partir de ma chambre d’étudiant, un courriel rédigé et coordonné très exactement la nuit précédente par notre équipe de marketing, en passant par la signature des documents constitutifs [de la fondation] à l’hôtel Astrid à Bruxelles pendant le FOSDEM 2012. Juste avant, et en seulement huit jours, des milliers de donateurs et de donatrices du monde entier avaient contribué à notre capital social dans le cadre d’une collecte de fond.

Et tout un chacun ou chacune peut y participer selon ses moyens même quand on n’a pas de capacités de développement : avec des traductions, la rédaction de pages du wiki, l’ajout d’« extensions et de modèles (en), l’aide des utilisateurs et utilisatrices, la documentation du logiciel, et, évidemment, par des dons.

La dernière version de LibreOffice est toute fraîche : sortie en août.

Souhaitons longue vie à LibreOffice !

P. S. : n’hésitez pas à partager aussi la recette de votre gâteau et de votre boisson préférée.

The Document Foundation (TDF) est la fondation de droit allemand qui chapeaute le projet LibreOffice. Son directeur administratif, Florian Effenberg a rédigé une série d’articles sur le fonctionnement de TDF sur le site community.documentfoundation.org (EN) qui est, globalement, le site qui sert à informer la communauté sur TDF et la suite bureautique. Cet article porte sur la gestion administrative de la fondation.

Cette dépêche est une traduction de l’article de Florian, faite par Sophie Gautier (EN) aidée de DeepL et publiée ici avec leur autorisation et parce que ça me semblait intéressant pour mieux comprendre le fonctionnement de la fondation. J’ai gardé les liens originaux, sauf, dans le cas de liens vers Wikipédia, pour donner l’adresse en français quand elle existait et j’ai ajouté des notes qui m’ont paru nécessaires pour une meilleure compréhension.

Sommaire

• Une fondation virtuelle
• Une équipe internationale
• Une couverture de nombreux domaines
• Retour en arrière
• Pas d’assouplissement des exigences
• Le plaisir des déclarations
• Des exigences strictes
• La documentation est essentielle
• Une bureaucratie contraignante
• Il y a toujours plus à faire
• À pays différent, coutumes différentes
• Impact sur les personnes
• Pourquoi j’écris tout cela
• Ce que nous devons faire
• Qui suis-je ?

Afin de mieux comprendre le fonctionnement de TDF et d’offrir plus de transparence et d’informations à la communauté, j’aimerais vous faire découvrir les coulisses de TDF et partager avec vous des informations complémentaires sur la fondation.

J’ai déjà commencé à partager des informations et des détails sur des tâches administratives spécifiques (EN), et je continuerai à y publier d’autres articles au fil du temps.

Ce texte décrit le fonctionnement actuel de TDF, notre structure, afin de vous aider à comprendre pourquoi et comment certaines choses fonctionnent (ou ne fonctionnent pas). Bien sûr, il s’agit du statu quo. J’ai quelques idées de changements et d’améliorations pour l’avenir, que je partagerai ultérieurement dans un message séparé.

Le défi consiste à trouver un équilibre entre l’amélioration de la structure générale de TDF, la réalisation de notre mission et la résolution des problèmes du passé. Si nous passons tout notre temps à améliorer notre structure, nous ne remplirons pas notre mission et ne réglerons pas les problèmes du passé. Et si nous ne trouvons pas le temps de nous attaquer aux problèmes difficiles du passé, cela pourrait également nous nuire.

Une fondation virtuelle

The Document Foundation est l’une des organisations libres et open source les plus importantes, et LibreOffice est l’un des projets de logiciels libres les plus reconnus.

On pense souvent que nous disposons de bureaux, d’infrastructures administratives, de salles de réunion et d’un espace de cotravail quelque part à Berlin. Certains cherchent même notre siège social, mais ne trouvent aucun de nous. 😉

L’organisation de TDF est différente. Les employés travaillent à domicile, d’autres dans des bureaux partagés. Il n’y a pas d’espace physique partagé, tout est connecté virtuellement. C’est un choix délibéré, car notre équipe internationale est répartie dans de nombreux pays, où un seul bureau serait peu pertinent.

L’inconvénient est l’absence d’infrastructure centralisée, comme le stockage des ressources et des supports marketing. Nous travaillons avec des prestataires de services et des particuliers, mais cela ajoute certainement une couche de complexité, car tout le monde n’a pas l’espace nécessaire chez lui pour stocker des documents TDF volumineux au sous-sol, et la location de stockage externe est également difficile dans de nombreuses petites villes.

C’est pourquoi, par exemple, nous vous demandons d’envoyer les documents originaux, comme les justificatifs de voyage, directement à notre adresse berlinoise plutôt que de nous les remettre en main propre lors d’événements ou de conférences. Il n’existe pas de stockage centralisé à proximité des membres de l’équipe.

Une équipe internationale

Notre équipe, composée actuellement de quinze personnes (et nous en recrutons actuellement deux ! (EN)), est répartie dans le monde entier, sur différents pays, continents et fuseaux horaires. Si, par coïncidence, nous comptons plusieurs personnes à Munich ou dans ses environs, nous avons également des collègues en Espagne, au Mexique, au Canada, en France, au Brésil, en Italie, en Suède et en Finlande. D’autres organisations ne recrutent souvent que dans des bureaux physiques, ce qui, dans le cas de TDF, impliquerait de recruter uniquement en Allemagne. Depuis longtemps déjà, TDF a choisi de travailler avec des collaborateurs du monde entier. C’est pourquoi un espace de bureau classique est peu pertinent, car il ne serait accessible qu’à un nombre restreint de personnes et inaccessible à d’autres.

Cela donne du sens à TDF, car nous pouvons recruter des talents dans le monde entier, mais cela implique des frais administratifs importants sur le plan juridique, ainsi que des réglementations différentes (comme les vacances, les jours fériés ou les congés maladie) selon les pays, sans parler des fuseaux horaires ou des attestations A1 que j’ai évoquées récemment (EN)¹.

De plus, il est déjà très difficile d’effectuer des recherches de rémunération approfondies dans un seul pays. J’ai vu des fourchettes de rémunération allant de 20 000 € à 80 000 € par an pour un poste spécifique, ce qui n’est pas très utile pour déterminer une rémunération équitable. À l’échelle internationale, entre pays et continents, la tâche est encore plus exigeante, notamment en raison de la nécessité de documenter les informations pour un contrôle rigoureux. Cela explique pourquoi les recrutements prennent parfois plus de temps, car nous devons également effectuer nos vérifications préalables.

L’aspect international de TDF implique également que les tâches administratives telles que la comptabilité mensuelle, où nous traduisons les registres comptables (EN), notre rapport annuel qui doit être traduit de l’anglais vers l’allemand pour le dépôt officiel (EN) et le budget officiel qui est traduit en allemand par le comptable pour le dépôt officiel, et en anglais pour le vote (EN) sont effectuées en deux langues en parallèle, ce qui représente également une charge de travail importante. Je ne connais pas d’autres organisations qui traduisent tous les documents autant que TDF. Nous nous efforçons d’établir une norme rigoureuse, mais cela a un coût.

Une couverture de nombreux domaines

En matière de fonctions, TDF se distingue également de nombreuses autres organisations. Ailleurs, les fonctions se chevauchent souvent, voire, sont assurés par plusieurs personnes, tandis que TDF a choisi de couvrir un maximum de domaines afin d’optimiser sa mission. Les membres de l’équipe peuvent se substituer à d’autres en cas de congés ou de maladie, mais il est rare qu’une personne effectue pleinement le même travail qu’une autre, ce qui complique la tâche.

Par exemple, toute tâche administrative importante (comme la signature de nouveaux contrats) est probablement bloquée jusqu’à ma disponibilité. Autre exemple : tout déploiement d’infrastructure plus important est probablement bloqué en fonction des disponibilités de Guilhem² pour ne citer que deux exemples. Il en va de même pour les déclarations de TVA, du moins par le passé, les déclarations AWV Z4 des banques fédérales (EN), et bien d’autres encore.

Si cela permet à TDF de couvrir davantage de zones, cela représente un coût personnel : certains collaborateurs travaillent parfois pendant les vacances ou les week-ends, ou, dans le cas des infrastructures, de nuit ou les jours fériés, afin de minimiser l’impact.

Nous avons des délais fixes à respecter malgré les vacances, les absences ou les congés maladie. Prenons l’exemple des devises multiples : pour accepter des dons dans le monde entier, le dernier jour du mois, nous devons nous assurer qu’il ne reste aucun solde en devise étrangère sur PayPal. Bien que la situation se soit nettement améliorée par rapport au passé, où il y avait des soldes, nous devons toujours effectuer des vérifications régulières, notamment l’après-midi du 31 décembre, lorsque la plupart des gens se rendent déjà aux festivités du Nouvel An.

Retour en arrière

Jusqu’à ces dernières années, la réduction des coûts administratifs était poussée à l’extrême. Les membres de l’équipe payaient de leur poche de nombreuses choses, y compris leurs équipements de travail essentiels comme les ordinateurs portables, les téléphones portables et autres. De plus, pour réduire les coûts, les membres de l’équipe TDF utilisaient généralement les transports en commun les plus abordables, même si cela impliquait de longues attentes nocturnes pour les correspondances, ou parfois de parcourir quelques kilomètres à pied pour rentrer chez eux afin d’éviter des transports plus coûteux. Si ce phénomène est désormais passé, il a affecté plusieurs employés et bénévoles pendant plus de cinq ans, limitant considérablement notre croissance et notre impact.

Pas d’assouplissement des exigences

On pourrait penser qu’en tant qu’association à but non lucratif, les exigences administratives sont assouplies. C’est faux : TDF est soumise (au moins) aux mêmes contrôles et doit satisfaire aux mêmes exigences (voire plus) que toute organisation commerciale : droit du travail, droit de la concurrence, déclarations fiscales et de TVA, sécurité sociale (EN), et bien d’autres. Être une organisation à but non lucratif ne présente aucun avantage, si ce n’est l’aspect financier, c’est-à-dire l’exonération d’impôts sur les dons. Nous sommes soumis aux mêmes autorités que toute autre entreprise : règles, réglementations et obligations déclaratives.

Le plaisir des déclarations

Par exemple, le changement semestriel et régulier du conseil d’administration engendre une charge administrative importante. De nombreuses déclarations doivent être effectuées et plusieurs sites web doivent être mis à jour, ce qui peut facilement représenter plusieurs heures de travail administratif. Par exemple, les marques déposées sont soumises au droit de la concurrence et doivent donc être tenues à jour. Pire encore, TDF a actuellement (nous suivons cela de près) son adresse enregistrée à environ 126 (cent vingt-six) endroits différents. L’un des plus pénibles cauchemars concerne la moindre modification des comptes bancaires : nous avons besoin de numéros d’identification fiscale, de copies de passeport (dont certaines sont rejetées car impossibles à vérifier dans les systèmes de sécurité) et de plusieurs signatures papier, ce qui représente également une charge de travail considérable.

De plus, toute modification de la composition du conseil d’administration nécessite une mise à jour du registre de transparence (DE)³.

Bien que nous parvenions à déclarer de nombreuses informations par voie numérique, cela peut engendrer une charge de travail importante. Nos déclarations d’adhésion trimestrielles nécessitent la signature du président du comité de gestion et du directeur général sur le même document (numérique), ce qui ajoute des allers-retours. Et pour certains documents, cela ne suffit pas, car la signature du conseil d’administration est obligatoire (EN).

Des exigences strictes

Une autre échéance cruciale est la déclaration de notre réserve de trésorerie actuelle auprès de l’assurance responsabilité civile. Dès que le seuil est atteint, TDF doit déclarer le montant actualisé, ce qui nécessite un suivi régulier et rigoureux.

Le non-respect de cette échéance peut ne pas poser de problème immédiatement, mais peut s’avérer néfaste pour TDF lors d’un audit. Le paiement des per diem⁴ est un « classique », et c’est pourquoi je suis personnellement réticent à ce sujet. Nous devons évaluer le pays de départ et d’arrivée des voyageurs, les repas pris en charge par TDF (par exemple, le petit-déjeuner et la restauration), les documenter et effectuer les calculs correctement. Tout manquement à cette obligation peut entraîner des problèmes ultérieurs, et les frais administratifs sont considérables.

La documentation est essentielle

La publication des procès-verbaux (EN) et des décisions (EN) est un autre domaine qui demande beaucoup de travail. D’un côté, il faut prendre des notes et les rédiger dans des procès-verbaux lisibles, de l’autre, caviarder des informations sensibles, une tâche ardue. Je suis heureux que nous ayons amélioré la publication de ces documents, mais cela reste une tâche chronophage, même sans tenir compte des éventuelles traductions.

Une autre tâche de TDF est la documentation des actifs. Chaque année, lors de la clôture annuelle de l’exercice, nous devons répertorier précisément les actifs (par exemple, le matériel) dont nous disposons encore, leur emplacement et ceux qui sont défectueux. C’est pourquoi vous recevez de temps à autre un courriel vous demandant de confirmer que vous possédez toujours un matériel et que vous en avez toujours besoin. Il ne s’agit pas de méfiance, mais de remplir nos obligations de documentation (et également d’envoyer du matériel à d’autres personnes au cas où il ne serait plus nécessaire chez quelqu’un).

Une bureaucratie contraignante

À propos du matériel, certaines personnes ont souligné notre réticence à expédier hors d’Europe. Cela est moins lié aux frais de port qu’aux douanes. Si nous commandons du matériel quelque part et que nous n’en avons plus besoin, il ne peut pas être renvoyé tout simplement à TDF à Berlin. Les formalités douanières interviendraient et des formulaires devraient être remplis, ce qui coûterait du temps et de l’argent, et nous n’avons pas encore trouvé de solution efficace. C’est particulièrement complexe pour un domaine douanier comptant très peu de membres actifs de la communauté, car il y a plus de risques de ne trouver personne d’autre à qui livrer dans le même domaine.

Un autre point soulevé concerne le désagrément ressenti concernant les documents de remboursement de voyage expédiés à Berlin. Ce n’est pas notre choix délibéré ; nous préférerions tout faire numériquement et éviter les envois. Cependant, pour des raisons fiscales, nous sommes tenus d’avoir un formulaire et des documents signés à portée de main, c’est pourquoi nous devons en informer la communauté.

De plus, nos marques doivent être renouvelées régulièrement, y compris avec une preuve d’usage. Si les formalités peuvent être prises en charge par des experts juridiques, TDF doit fournir des justificatifs pour ces derniers.

Heureusement, les choses sont parfois plus simples. Après un changement de fournisseur de carte de crédit, la vérification PCI DSS est devenue beaucoup plus simple. Nous en avons besoin pour accepter les dons par carte de crédit, alors qu’auparavant, il s’agissait d’un long formulaire nécessitant la documentation des paramètres de pare-feu et d’autres détails.

Il est parfois même tout simplement impossible de clôturer un compte bancaire (EN) ou un compte de cryptomonnaie (EN).

Ce qui reste un mystère, cependant, ce sont les paiements bancaires vers l’étranger. Les frais sont élevés (des montants de l’ordre de 40 à 50 € par virement bancaire sont assez courants), parfois les paiements sont complètement impossibles. Pour d’autres paiements, nous devons documenter et expliquer à la banque les détails du paiement, en raison des règles de lutte contre le blanchiment d’argent, qui s’appliquent occasionnellement en raison de nos activités internationales, y compris dans des pays considérés par les banques comme « à haut risque » (c’est le terme que j’ai entendu). Donc, si votre remboursement prend un peu plus de temps, ce n’est peut-être pas dû à la lenteur de TDF, mais plutôt à la bureaucratie…

Il y a toujours plus à faire

Je ne m’étendrai pas sur tous les défis que certaines réglementations européennes nous imposent, comme le RGPD, DORA et le CRA (EN), mais elles ajoutent également du travail.

À pays différent, coutumes différentes

L’une des idées reçues les plus fréquentes est que le système allemand est responsable de la complexité de la situation. Ne nous laissons pas prendre par cette idée fausse. Je ne dis pas que tout est parfait ici, mais je n’ai encore jamais vu de législation où tout soit parfait. Chaque pays a ses particularités. Tant que vous n’y êtes pas confronté, tout va bien, et peut-être qu’une législation est plus adaptée à votre domaine d’activité. Cela ne signifie pas pour autant que, de manière générale, certaines législations sont « meilleures » que d’autres. Concernant la langue, il est assez courant que chaque législation a sa ou ses langues principales dans lesquelles la correspondance officielle doit être rédigée. Je doute que vous puissiez effectuer vos déclarations officielles au Royaume-Uni en français ou en italien, ou soumettre votre clôture annuelle des comptes pour la France en japonais. Ce n’est pas parce que certaines législations ont l’anglais comme langue principale, et parce qu’il constitue, le cas échéant, le dénominateur commun de notre communauté, qu’il faut présumer que c’est une langue que tout le monde maîtrise. Les difficultés linguistiques sont un problème auquel nous sommes confrontés dans chaque législation.

Même si nous ne sommes pas situés dans un pays en particulier, nous pouvons être concernés par certaines législations. Citons par exemple les réglementations sur la sécurité en ligne, les réglementations relatives aux organismes à but non lucratif dans d’autres pays (EN) ou les exigences en matière de déclarations fiscales (EN) pour recevoir des paiements de l’étranger.

Impact sur les personnes

Je ne suis de loin pas le seul concerné, obligé de prendre des mesures supplémentaires pour que tout cela fonctionne au sein d’une communauté internationale. Au cours de la dernière décennie, plusieurs d’entre nous ont vu leurs vacances ou leurs week-ends interrompus ou perturbés, pour gérer des tâches parfois urgentes, pressantes ou soumises à des délais serrés, ou des questions juridiques complexes. Pour tout imprévu et toute urgence, il n’y a généralement, comme indiqué ci-dessus, qu’un seul interlocuteur principal capable de gérer les détails, sans remplaçant. À long terme, cela n’a aucun effet positif sur les personnes qui ne peuvent jamais se déconnecter de leur travail. Il en va de même, bien sûr, pour tous les bénévoles du conseil d’administration et du comité des adhésions, pour qui la situation est encore plus pressante, car ils remplissent un rôle purement bénévole. Parfois, la multitude de tâches en parallèle, ainsi que les problèmes existants à résoudre, font que le travail stratégique arrive en retard, tout comme la représentation de TDF lors d’événements et ailleurs, ce qui est très insatisfaisant.

Pourquoi j’écris tout cela

Nous n’avons jamais vraiment partagé beaucoup de détails sur le fonctionnement de TDF. Des éléments sont disséminés sur le wiki et le forum, mais pas d’une façon exhaustive (c’est que nous espérons, tout du moins). La communauté constate parfois que des choses ne se produisent pas, tardent à se produire ou n’ont pas la priorité espérée. Ce n’est pas une mauvaise intention. Des choses peuvent être oubliées, négligées ou passer entre les mailles du filet, mais cela est parfois simplement dû au fait que TDF est une organisation importante, qu’elle mène de nombreuses activités en parallèle et qu’elle est active à l’international. Contrairement à d’autres grandes organisations, elle s’efforce de maintenir un profil bas en matière d’administration, de ressources humaines, de services juridiques, de finances, etc.

Ce que nous devons faire

Nous pourrions bien sûr décider de ne pas investir dans des projets pour remplir notre mission et d’utiliser les fonds pour développer les aspects administratifs, mais cela n’apporterait rien de concret à la communauté et à nos objectifs statutaires. Bien que je n’aie pas de plan précis, j’imagine que nous pouvons agir pour améliorer presque immédiatement notre communauté.

• Nous devons comprendre que certaines configurations sont une décision délibérée. Cependant, nous devons être conscients que cela a un coût important et ne tombe pas du ciel, et que cela peut prendre du temps sur d’autres tâches.
• Nous devons nous soutenir mutuellement. Lorsque TDF vous demande d’envoyer une copie numérisée de tous vos justificatifs de voyage, puis de les expédier à notre adresse berlinoise, ce n’est pas pour vous contrarier ni pour retarder les choses. Lorsque nous vous demandons si vous possédez encore certains équipements, ce n’est pas par défiance, mais pour remplir nos obligations. Lorsque chacun s’investit un peu, cela permet de ne pas faire tout reposer sur les épaules de quelques personnes.
• Nous devons planifier correctement. Bien que je ne sois heureusement pas impliqué dans l’organisation de voyages ni dans les réservations d’hôtels, je suis conscient que la situation est tout aussi exigeante. TDF n’est pas une agence de voyages. Si les gens ne répondent pas à leurs projets de voyage, ou les modifient fréquemment ou à la dernière minute, cela représente beaucoup de travail et de charge pour TDF. Ici aussi, si chacun·e planifie correctement et s’investit un peu, nous pouvons accomplir beaucoup plus ensemble. D’ailleurs, TDF a essayé de collaborer avec plusieurs agences de voyages pour externaliser le problème, mais elles ont soit refusé d’emblée, soit proposé des offres trop onéreuses ou ne répondant pas à nos besoins.
• Les personnes qui assument un rôle au sein du conseil d’administration ou du comité des membres doivent savoir qu’elles se voient confier de nouvelles responsabilités, souvent dans des domaines totalement étrangers à leur engagement principal dans le projet. Être membre d’une instance dirigeante n’est pas une récompense pour votre travail au sein du projet ; cela implique de grandes responsabilités, et vous devez être prêt à les assumer.
• Nous devons écouter celles et ceux qui ont de l’expérience dans leur domaine et qui font ce travail depuis un certain temps. Poser des questions et adopter un point de vue différent est une bonne chose et peut même aider à aborder le projet sous un angle différent et avec un esprit neuf. En revanche, supposer que quelqu’un n’ayant jamais occupé un poste similaire connaîtrait tout mieux que nous est mal avisé.
• Privilégiez d’abord les connaissances internes. Il est courant dans les grandes entreprises de faire appel à des consultants externes pour vous imposer des évidences. Cela entraîne des retards et des coûts supplémentaires, alors que le résultat aurait pu être obtenu bien plus facilement et à moindre coût. Malheureusement, nul n’est prophète en son pays, mais n’oublions pas que nous possédons de grandes compétences chez TDF. C’est nous tous qui avons bâti TDF, c’est nous tous qui avons créé l’un des projets libres et open source les plus importants, et c’est nous tous qui faisons fonctionner les choses au quotidien. S’il est tentant de s’appuyer sur des géants, n’oublions pas que, pour certaines choses, nous pouvons être nous-mêmes des géants et faire confiance à notre propre jugement.
• Nous devons tolérer les erreurs. Il y a quelques années, j’ai carrément vu plusieurs personnes quitter TDF après avoir été réprimandées pour une seule erreur. Une véritable « culture de l’erreur » est essentielle, car c’est seulement en faisant des erreurs que nous pouvons apprendre, grandir et évoluer.

J’ai quelques idées d’amélioration et de changements à apporter, que je partagerai ultérieurement dans un autre message.

Qui suis-je ?

Si vous vous demandez pourquoi j’écris tout cela et quel est mon parcours, permettez-moi de vous donner quelques informations me concernant.

J’ai commencé comme bénévole chez OpenOffice.org en 2004, au sein du projet marketing allemand. Trois ans plus tard, j’ai été nommé coresponsable du projet marketing international (EN). En 2010, j’ai eu l’honneur d’en devenir le responsable (EN), succédant à mon mentor John McCreesh (EN), malheureusement décédé en 2016. J’ai beaucoup appris de beaucoup d’entre vous pendant cette période, et j’ai rencontré beaucoup d’entre vous pour la première fois à cette époque, et je conserve précieusement toutes ces expériences.

En Allemagne, nous avons créé une association à but non lucratif en 2005, appelée OpenOffice.org Deutschland e.V., plus tard Freies Office Deutschland e.V., où j’ai d’abord été coordinateur du travail jeunesse, puis membre du conseil d’administration, puis du conseil consultatif. Cette association est la fondatrice légale de The Document Foundation.

Avec notre conseiller juridique Mike Schinagl, j’ai piloté le processus juridique et rédigé les statuts de notre fondation (pdf EN). De 2012 à 2014, j’ai été le premier président du conseil d’administration de TDF (EN), et depuis le 1^er mars 2014, j’en suis le directeur exécutif. Auparavant, j’ai travaillé comme journaliste indépendant, consultant en stratégies open source et administrateur système, et j’ai une formation en droit.

J’ai vu TDF grandir et se développer depuis ses débuts, où ce n’était qu’une simple idée, jusqu’à ce qu’elle est aujourd’hui.

J’espère que ce message vous éclairera sur le fonctionnement de TDF, afin que nous puissions discuter des améliorations à apporter.